综合档案管理系统软件采购项目​ 邀请函

各厂家、公司：

我们荣幸的邀请贵单位为我校综合档案管理系统软件采购项目的投标单位，现将有关事项通知如下：

一、项目概况：

1、项目名称：综合档案管理系统软件采购项目

2、邀标单位：南昌职业大学

3、项目地点：安义校区指定地点

4、建成目标：档案管理。

二、标书内容：

1、公司资格文件（营业执照、税务登记证及纳税证明、法定代表人授权委托书、企业介绍等）。

2、单位诚信投标报价承诺书及售后服务承诺书。

3、成功案例证明材料。

4、实训室建设费用分项报价（至少包括：设备名称，品牌，型号规格，数量，单价，金额，厂家，技术参数）。

5、提供本软件所需要的最低硬件要求。

以上材料均需盖单位公章。

三、标书要求：

 1、标书用A4纸正反打印，胶装成书，一式伍份（正本壹份、副本肆本）。

2、标书于2020年9月28日开标当天送达至开标会议室，并携带本邀标第二条第1项资料原件接受资质审核。

3、标书要密封、签字并加盖齐缝章，内容不许涂改或行间插字。

四、产品质量：

若中标，乙方所有产品必须按要求质量出货，保证软件正版，若提供盗版软件或乙方没有出售权的软件，甲方有权拒付货款，因使用乙方提供的软件造成的损失，甲方将追究乙方法律责任。

五、付款方式及发票要求：

正常使用情况下自验收合格后免费质保不低于叁年。2小时内服务响应，24小时内上门服务。10%质保金，自学校验收合格后第一年按3%无息支付，第二年按3%无息支付，第三年按4%无息支付。过保修期后，设备终身维护直到产品的正常报废，在维护期内，乙方负责产品的维护，只收取维护的材料成本费。

自学校验收合格后，按合同要求开具项目全额增值税普通发票，甲方收到发票后七个工作日，付合同总额的90%。

六、廉洁协议：

乙方不得主动给予、甲方不得主动索要或接受乙方及其相关单位和人员提供的回扣、礼金、有价证券、支付凭证、贵重物品等，乙方不得围标，严格遵守商业道德和市场规则，共同营造公平公正的商务交易环境。一经发现，所有货物将免费赠送给甲方使用，全部货款不予支付。

七、开标

    1、计划于2020年9月28日9时0分，在安义校区新办公楼二楼会议室召开开标会议，法定代表人或授权及拟派本项目的负责人持合法证件按时到会并签到。

2、邀标单位及投标单位确认投标文件无误后，以抽签方式，先后进入会场进行公司介绍、成功案例、现场问答等。

八、甲方建设项目要求（详见附件清单）

邀标单位：南昌职业大学

单位地址：江西省安义县前进东路8号

发函时间：2020年9月23日

联系人：洪老师 13087370719

附件:

综合档案管理系统软件购买功能参数

1、系统选择纯B/S结构或更先进、更科学合理的结构。

2、业务规范和标准符合信息生命周期管理(ILM)

《信息与文献——文件管理》ISO 15489

《信息与文献—文件管理—元数据原则》ISO/PDTR 23081

《开放档案信息系统》ISO 14721

《党政机关公文格式》GB/T 9704-2012

《档案分类标引规则》GB/T 15418-2009

《中国档案机读目录格式》GB/T 20163-2006

《全宗卷规范》DA/T 12-2012

《档案著录规则》DA/T 18-1999

《归档文件整理规则》DA/T 22-2015

《档号编制规则》DA/T 13-1994

《档案工作基本术语》DA/T 1-2000

《电子文件归档与电子档案管理规范》GB/T 18894-2016

《中国档案主题词表》

《电子公文归档管理暂行办法》国家档案局2003第6号令

《机关档案管理规定》国家档案局发布第13号令

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）

《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T 47-2009）

《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-2009）

《数字档案馆建设指南》档办〔2010〕116号

《数字档案室建设指南》

《数字档案馆系统测试办法》2014年

《照片档案管理规范》GB/T11821-2002

《磁性载体档案管理与保护规范》DA/T15-1995

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》档办发[2013]5号

《CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求》GBT17678.1-99

《长期保存的电子文档文件格式》GB/T23286.1-2009

《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194-2012

《电子档案管理系统基本功能规定》2017年

《照片类电子档案元数据方案》DA/T 54-2014

《数字档案馆建设评价指标》

《数字档案室建设评价指标》

《普通高等学校档案管理办法》

《高等学校档案管理办法》

《高等学校档案实体分类法》

《高等学校档案工作规范》

3、档案管理系统符合以下七个原则

（1）先进性原则；（2）实用性原则；（3）稳定可靠性原则；（4）易维护易操作性原则；（5）开放性原则；（6）灵活和扩展性原则；（7）安全和规范性原则。

4、综合档案管理系统

系统采用三库分离技术，根据档案各阶段状态分为预立卷库、整理库、档案库，三库之间数据相互独立，数据流转过程中互不影响。

5、档案在线收集

系统提供各种档案目录，包括全宗目录、类别目录、项目目录、案卷目录、卷内目录等的著录操作。在进行档案著录时，系统提供多样化、人性化录入方式和自动处理过程，为用户带来方便、友好的操作体验。主要功能如下：

（1）档案著录：系统支持条目信息的快速著录，提供卡片式著录，表格式著录等多种著录方式，满足单位不同层面档案管理人员进行操作的需要。

（2）自动检测：支持著录数据自动检测，规范著录内容，主要对格式、必填项、重复性等基本内容进行审核。

（3）全文挂接：系统支持电子全文扫描挂接功能，可直接调用档案管理人员的本地扫描仪对纸质档案进行扫描，在扫描的同时可进行简单处理，如旋转、缩放、纠偏、合并等处理后上传到服务器，并建立起条目信息和电子全文之间的关联。

（4）挂接后处理：系统支持自动对挂接的电子文件进行后期处理：生成预览文件（进行格式转换并根据需要添加水印）、抽取正文内容并建立索引。

6、电子文件的采集有在线自动和手动等方式：

（1）系统提供API接口可和上游系统对接，可支持自动化和智能化的电子文件采集。系统可通过接口集成从第三方的业务系统自动读取相关文件的元数据和全文数据，自动根据档案编目要求将元数据转换为符合档案管理要求的编目数据。

（2）用户也可以手工录入电子文件，系统支持将电子文件与档案条目之间进行关联。

7、档案整理用于辅助档案管理人员对已采集的各类档案材料进行著录、分类、组卷、归档移交、打印输出等工作内容，最终形成正式档案。

8、档案调整，支持一文一件、传统立卷两种方式的档案管理以及对所著录的条目进行分类调整等操作。支持档案条目信息的登记、修改、查询、删除等功能。

新增案卷或卷内条目时，可以根据规则的定义自动生成档号、件号、流水号，日期、输入员、案卷起止时间、总页数、总件数等信息。

支持对勾选某条案卷信息后，点击新增按钮，在新增框中能够自动带出该案卷录入的信息和自动生成该类型档案最大档号的功能，便于快速录入。

支持根据配置情况在录入过程中是否记录最后一条数据中，除档号外的录入内容。

复制是指在录入过程中对于字段值的类似案卷或卷内条目进行复制便于减少录入的工作量。在复制过程中会根据设定的档号生成规则自动生成档号。

     插入是指选择一条案卷或卷内条目，插入的条目与选中的条目内容一致。插入的数据会使用选定条目的档号，选定条目的档号和后续条目的档号会自动加1。

移除是将案卷或卷内条目彻底删除，移除的条目不能恢复，后续条目的档号会自动加1。

支持案卷号上移、下移功能。

支持对已完成组卷数据的进行拆卷、组卷的功能。

支持对案卷数据进行组盒、拆盒操作。

能根据预先定义档案档号规则自动生成档号，并能由用户自主修改和重排序，支持卷内档号重排，保存时有防重号校验功能。

导入外部数据文件，数据文件格式包括：xml文件、Excel文件等。

将系统数据导出到外部数据文件，格式包括xml文件、Excel文件等。

支持批量修改档案条目的字段信息和电子原文属性值。

删除后的档案数据可以在“回收站”查看，可以对回收站的数据进行恢复、查询、删除、清空回收站等操作。

可对录入系统中的档案进行档号查漏、查重、查空等案卷操作功能。

系统采集电子文件后，对电子文件进行如下处理：

（1）版式固化：系统采用版式固化组件对接收的电子文件进行格式转换，转换成符合标准的可进行长期保存利用的标准归档文件格式。

（2）EEP封装：对电子文件进行EEP封装，可满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。

（3）数字签名：对所有正式进入档案库电子文件进行可信数字签名。

（4）识读所有规范格式的电子文件，保证电子文件处于只读状态。

（5）支持对电子文件建立全文索引，方便用户进行全文检索。

（6）支持建立电子文件和其元数据记录的有效关联，即电子文件支持挂接到对应的档案条目中。

（7）支持电子文件的基本操作，如增加、删除、版本变更等操作。

（8）支持电子文件版本变更控制，系统采用电子文件版本控制组件，当电子文件原文变更后，系统会保留历史文件，用户可以对历史文件进行查看。

（9）支持电子文件安全打印，系统提供安全打印控件，在打印时当所需信息是文件一页当中的一部分时，可选择打印待定区域或遮挡隐秘区域，实现安全隐秘打印。

各个业务部门或立卷单位提交归档申请，将已经立卷并整理的档案案卷信息、文件信息提交给档案管理部门。

系统可以根据用户实际的业务工作流程，为流程中的节点定义相关的审批角色或用户。

各档案保管部门审批各个业务部门或立卷单位的归档申请，同时对待归档的档案和电子文件进行清点，并进行真实性、可靠性、完整性和可用性检测，检测合格后方可通过审批。系统能够实现自动批量检测和人工检测，两种方法可相互结合使用。

9、系统在接收过程中可对接收的数量进行统计，并支持打印移交清单《电子档案移交与接收登记表》，以便在实体移交时进行正常的归档交接手续。

10、目录索引打印是档案管理系统较重要的功能，包括填写检索卡片、档案目录登记簿、档案收进登记簿等项目，系统中具体实现的目录索引打印功能包括：

（1）查询目录：支持档案目录信息的关键字查询、目录树分类查询、跨字段模糊查询。

（2）目录打印：提供案卷封面、脊背、案卷目录、卷内目录、归档文件目录、备考表等档案目录打印

（3）档案目录Excel格式转出：系统内置Excel控件，不仅可以提供目录模板定制功能，用户可自定义输出格式，而且用户可以方便地进行格式调整，操作的方便程度类似于Excel表。

（4）打印移交清单：档案归档完毕，档案人员可以打印当前批次“归档文件清单”，以便在实体移交时进行正常的归档交接手续。

11、对已录入并且进行分类整理后的档案进行存储。对档案数据定期备份。

12、档案馆的电子文件长期保存，作为立档单位与档案馆之间的数据交换格式。可对接收的电子文件进行EEP封装；EEP封装包是一个完整的包含目录和电子全文信息，另还包含结构信息、元数据信息、数字签名。其封装包符合《基于XML的电子文件封装规范》最新版本，满足国家对档案长期有效保存、数据交换、信息发送的需求。

13、对电子全文进行“四性”检查，确保在整个管理的过程中，电子文件未篡改，未遗失，未损坏，保证档案数据的永久保存。

14、数字签名用于确认文件的完整性、验证发送者的身份和文件的来源。系统对所有正式进入档案库电子文件进行可信数字签名。

（1）系统支持符合国家相关标准的数字签名法规及技术要求。

（2）系统使用的电子文件元数据方案包含记录和管理数字签名的专门元数据元素。

（3）系统能够验证数字签名的有效性，如果发现无效结果支持向指定用户或管理人员提交报告。

（4）系统支持保存与文件有关的数字签名结果；保存验证签名的数字证书；保存认证信息。

（5）系统能够捕获、验证和存储文件的数字签名以及相关联的电子证书和证书服务提供商的详细资料。

（6）支持系统管理员对系统进行配置，让系统在捕获数字签名文件时存储公钥等验证元数据。

（7）系统支持在审计跟踪日志中自动记录所有与数字签名相关的信息。

（8）系统能够持续证明经过数字签名的文件的真实性。

（9）系统在迁移或导出文件时，支持导出数字签名以及外部认证。

15、电子文件存储异常管理

本系统根据《电子文件管理系统通用功能要求》GB/T 29194-2012(尽量采用最新版本)中的电子文件存储管理基本要求，对电子文件存储异常进行管理，支持如下功能：

（1）电子文件非授权访问告警

如果用户通过非正常授权方式查看电子文件，系统将上报告警，并会发消息提醒管理员。

（2）电子文件异常监测

系统每天会定时触发检测文件任务，如电子文件出现丢失、被篡改等异常，系统将记录异常信息，并向管理员发送告警提示消息。

（3）电子文件服务器存储高警

系统具备对电子文件存储状况的监控和警告功能，当磁盘空间使用率大于80%时，系统将上报告警，并会发消息提醒管理员。

（4）系统响应超时告警

用户访问档案管理系统中的电子文件，系统响应时间超过30s时将触发警告，同时会发消息提醒管理员。

16、档案鉴定与处置

在档案管理过程中，随着时间的推移，许多档案的实际价值开始发生变化，因此需要对档案进行鉴定即鉴别和评估档案的价值，以便及时做出处置决定。

鉴定内容通常包括如下两种：

（1）保管期限鉴定

对保管期限到期的档案进行鉴定，需考虑到其价值因素和所依存的软硬件环境因素，鉴定人员可以查阅档案整个生命过程的利用情况、迁移情况、保存情况，从而判断并决定是否继续延长保存期。

系统对档案的保管期限定为永久、定期两种，用户可以根据需要设置保管期限，当档案保管到期后，系统提供自动到期的待办信息提醒，无需用户手动选择数据进行鉴定。

（2）档案密级鉴定

对文件的查阅范围进行确定，让具有相关文件查阅权限的人在系统中进行电子文件的浏览。密级鉴定是对文件所属密级进行改变。用户可以定期对档案的密级进行鉴定，以便确认档案是否继续涉密，如果确认不再涉密，可以进行开放。

管理员可以通过系统提供的条件查询找到需要鉴定的记录并修改密级。

对档案进行鉴定后，及时做出处置决定，处置通常包括：存续、移交和销毁等类型。

（1）存续：鉴定应继续保存的档案可以按照默认时间或者授权用户指定时间续存。续存后，系统会将续存状态添加至电子档案的元数据中，并根据续存时间自动提示下次鉴定处置时间。

系统支持对电子档案的多次续存；支持将续存工作细节信息写入电子档案的元数据；支持将续存操作记入审查跟踪日志中；支持生成关于续存的过程报告，指出续存档案的数量、续存的原因等。

（2）销毁：鉴定为需要销毁的档案必须通过完整的工作流程对销毁行为进行审批后才能进行销毁操作。

系统进行销毁操作之后，生成相应的销毁工作报告；系统支持按规定格式生成电子档案销毁清册；支持将销毁工作细节信息写入电子档案的元数据；系统支持将销毁活动记录在审计跟踪日志中；销毁档案后，相应的元数据和审计日志仍然保存在系统中不会被销毁。

（3）移交：移交分为内部移交和外部移交，内部移交是指文件移交到机构中的其他系统中，外部移交通常是将满足移交条件的文件移交到档案馆或第三方机构。

（4）开放：鉴定为不再涉密的档案可以进行开放，允许用户在系统上借阅利用开放的档案。

17、档案利用

借阅申请是指档案利用人员可以直接在档案管理系统上提交申请借阅档案库中的档案。系统支持电子借阅、馆内查阅、实物借阅、离线借阅等几种借阅类型。

借阅的入口有直接借阅和借阅车借阅两种。档案利用人员可以检索需要借阅的信息，并对没有查看权限的档案提出申请；也可以选择多个档案加入借阅车后集中提交借阅申请，提高借阅效率。

用户选择借阅申请后，需要填写相应的借阅单，确定之后借阅信息将被提交给相关人员进行审批。

借阅审批模块面向档案管理员，用于在线对档案利用人员对档案借阅申请的审批和赋权，并支持多级审批。系统内置流程配置功能，在借阅审批环节可引用工作流自定义，系统将根据不同的借阅方式，进行借阅审批办理。

系统具备借阅期限判别和管理功能，网上在线借阅的电子档案，到期可以强制收回阅读权限；审批时需要指定查看截止时间，表示该电子全文在截止时间内允许被查阅，超期则自动取消查阅，如要继续查阅，需重新申请借阅。支持输出控制，包括但不限于水印、打印次数等控制。

另外，对于借阅出库的实体档案，到期还可以警示、催还。

18、  全文检索

系统提供多种检索方式，方便档案人员在权限范围内进行查询，以及进一步的利用。

（1）一体化检索：系统支持类似百度、GOOGLE式的检索界面，支持用户直接输入关键字进行跨档案类型、跨字段的档案信息的检索。系统支持用户对检索结果的二次检索。

（2）基本检索：系统支持用户自行设定检索字段，进行档案信息的检索，例如有用户习惯使用保管期限进行检索，有用户习惯使用题名进行检索。

（3）高级检索：系统支持用户自行通过逻辑运算符组合检索字段，进行档案信息的检索。

（4）全文检索：系统支持对上传的扫描文件、PDF文件等进行OCR识别，方便用户在检索时可对全文内容进行检索。

（5）同义词检索：系统支持用户进行同义词定义检索。

19、档案专题编研以档案信息资源为数据仓库，集素材搜集、编目、撰写、审核、发布等功能于一体，可以实现对档案资源素材的管理，并通过专题的编撰整理，自动生成可供展示的编研成果，直接发布到门户网站、移动终端上提供浏览访问。

（1）编研发布

编研成果发布并授权查看。提供编研成果的上传、下载、查询等功能。系统集成信息发布工具（对于图片类档案提供图片册的功能，对于多媒体档案提供流媒体视频点播功能）。

（2）专题编研

以档案信息资源为数据仓库，集素材搜集、编目、撰写、审核、发布等功能于一体，可以实现对档案资源素材的管理，并通过专题的编撰整理，自动生成可供展示的编研成果。

可查看编研成果且可提供第三方系统查看、抽取功能。

编研库支持存储编研稿，可对已编研但未发布的编研稿进行修改。

系统支持可以在浏览原文的同时进行编研，浏览原文窗口右侧展示编辑框，用户可以将原文中的文字、图片等直接复制到编辑框后进行编辑。

（3）档案信息发布

档案信息发布是指用户将档案进行专题编研以后，将编研后的档案发布到信息发布平台上供外部利用者访问浏览。

系统可以自定义添加信息发布平台网站的1级栏目和2级栏目。对栏目具有添加、删除、开通、关闭、基本信息维护、制定人员审核等功能。

是对网站发布的档案展示效果进行管理，如新闻发布展示的形式、照片展示的形式等。

支持可视化和Html代码等多种编辑模式，良好的图、文、表格混排效果，实现在不破坏图片、Flash、多媒体、表格等原始状态情况下的插入，与常用格式兼容，如：Word、Excel等，提供丰富的可视化信息编辑工具

（4）对信息发布平台上的信息支持全文检索。

20、档案统计

按照国家档案局制定的全国档案事业统计年报标准，年报管理模块主要是对本单位及下属单位的年报进行管理，包含添加、编辑、删除年报，对本单位及下属单位的年报进行年报汇总，支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计，支持接收与上报功能。

系统支持对平台中不同卷宗下的所有档案数据根据不同特征进行统计，如保管期限，密级，档案类型，年度等。

系统支持对平台中档案利用人次进行统计，支持对数字档案资源的利用情况包括借阅次数、浏览次数、下载次数、打印次数、条目著录、条目删除、挂接原文等详细档案利用信息进行检索及汇总。辅助了解数字档案资源利用的人群分布、对象特点、目的情况。支持通过利用人、利用的档案条目、利用的档案库类型等统计口径进行汇总。

系统支持对各个人员档案归档情况、录入情况等相关的工作量进行统计及对统计结果进行发放。

收集档案录入员进库统计、归档部门进库统计、按档案类型统计。

实物借阅统计、电子借阅统计、远程借阅统计，统计档案的借阅记录、借阅数量、借阅件数。

对已录入档案的查看次数形成记录并进行统计。

为了准确地掌握全国档案事业的基本情况，以便对全国档案事业实行科学的管理，国家档案局特建立了全国档案事业统计年报制度，该制度通过定期填报档案事业统计年报来实施。全国档案事业统计主要是对本单位及下属单位的年报进行管理，包含添加、编辑、删除年报，对本单位及下属单位的年报进行年报汇总，支持年报利用情况的自动统计以及馆藏数据的统计，支持接与上报功能。

系统支持自动生成年报格式，以及年报中的可统计字段，自动进行可统计字段的统计，其他需要手工录入的字段由档案管理人员进行录入。

支持对统计完成的年报进行打印预览、打印、导出为规定格式的文件。

凡对反映单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，用户可以根据需要自定义归档范围。归档范围统计，即统计某类归档范围内归档的次数。

定期对档案库中以存储文件进行扫描，统计档案系统中档案的异常情况，如文件丢失、文件被篡改等。系统每天会定时触发检测文件任务，如文件有异常则记录在此统计页面中。

系统允许用户自定义统计指标，具体功能如下：

（1）通过不同指标的组合形成动态报表，同时，用户可灵活选择统计方法和方式，对于统计的数据可跨全宗，跨档案类型。

（2）支持报表统计、条件统计、选项统计、图形统计等多种统计方式，所有的统计项均可制定统计的起始时间、以便对历史数据的统计。

系统支持多样化的统计结果输出，具体功能如下：

（1）能对统计结果进行显示、导出、打印和选择输出等技术处理。

（2）在统计的形成以及分析内容上，生成的报表支持以所见即所得的方式进行打印，且系统支持对所有统计的报表以图形方式进行显示（如：柱状图、折线图）。

系统支持多维度（如时间、人员、权限、流程等）的查询和统计。涵盖了系统中所有的统计功能，只要是业务数据，都可以实现统计，避免统计功能过于分散而造成业务管理人员在统计数据时难度增大，甚至不知道如何通过系统统计数据，提高档案系统的易用性

将关键的业务指标放在一个统一的界面中呈现给管理者，并可以实现统计图的钻取、切片等操作，直观的展现个性的视角，全方位支撑档案管理工作。

（6）知识图谱

知识图谱功能能够展示档案内容的内在关联，并将关联关系直接呈现在用户面前，用户通过关联关系即可直接挖掘出想要利用的内容。

点击知识标签可以深入挖掘到与其关联的档案条目，让用户能够从知识的内在联系快速地找到想要的档案内容。

（7）档案订阅推送

管理员可以将一些档案数据（仅支持有电子文件的数据）推送给借阅人，借阅人可以直接在线浏览电子文件。

对已入库档案进行订阅。用户对自己感兴趣的数据在线订阅，系统进行主动推送。当数据推送给用户时，系统还支持短信提醒功能。

（8）数据追溯

学校业务系统中产生的电子数据越来越多，将其归档管理，实现业务流程中产生的数据可追溯变得日益重要。传统档案的归档管理模式使得追溯应用非常不便，本系统提出一种基于时间戳追溯方式。

本项目系统中的档案数据除具有数据本身的关系以及数据本身的属性之外，还具有时间戳、数字签名、数字证书等属性。因此在追溯应用时，数据档案提供了一种更为灵活的方式。

通过“一键追溯”，可以直接定位到档案中的节点位置并展示该档案的所有用户操作。使用该功能，使得数据定位更为灵活、穿透，在进行追溯时更为方便。

（7）系统设置

系统具有元数据库管理功能，元数据采用树形结构在系统中定义。系统支持元数据树各节点、元素类型的设置、修改、删除等操作。具体功能如下：

（1）元数据管理：库表字段管理。提供了档案的分类管理功能，系统支持档案按组织树进行分类。不同的组织下面可以单独设置各自组织的案卷和案卷内数据。

（2）元数据模板管理：默认字段配置。支持设置案卷录入模板和案卷内数据的录入模板。

（3）归档目标库管理：系统支持配置档案归档流程的目标库。

（4）档案门类管理：系统具有多门类档案管理功能，档案门类划分合理，

按档案门类树进行管理。基础门类包括：文书、音像（照片、录音、录像）、科技等，可以根据用户需求增加、编辑和删除。

（5）文件类型管理：文件类型是指电子档案的文件类型，例如：文书类、照片类、录音类和录像类等。不同档案类型文件的属性中具有不同的字段。系统支持对各个库指定档案类型，还支持对文件属性的字段值进行批量修改。

（6）保管期限处置管理：档案的保管期限定为永久、定期两种，用户可以根据需要设置保管期限，并定义档案的处置方案。

权限管理是实现整个档案数字化管理平台的各个模块之间衔接的管理。按模块对各个功能进行授权，主要分为对各个功能模块操作的菜单权限和对数据进行操作的数据库权限。

系统在权限管理上引入了“三权分立”的管理模式，以权利来制约权力，从而达到权力制衡的目的。

系统中的管理角色归结为三大类：第一类为审计类型的用户角色，该类角色的人员主要负责系统的审计工作，监督其他角色人员的操作是否合法。第二类为管理类型的用户角色，该类角色的人员主要负责具体的管理工作，例如系统管理、业务管理等。第三类为安全管理类型的用户角色，该类角色的人员主要负责为其他任意角色赋权。

三种角色的人员相互监督、相互制约，在信息系统内部实现权限均衡，从而从档案系统的层面上保证了数据的安全。

权限管理的具体功能如下：

（1）角色管理：角色权限配置。管理系统中的角色，提供添加、编辑、删除、检索、角色权限设置和数据级权限设置。

（2）用户管理：用户信息管理。管理系统中的用户，提供添加、编辑、删除、搜索用户功能，以及初始化用户密码。

（3）组织机构管理：系统提供单位组织机构维护功能，采用增加、修改和删除的方式进行具体组织的定义，定义组织的同时也确定了组织之间的关系。

（4）菜单管理：系统菜单权限修改。实现对系统菜单增加和维护，可添加顶级菜单、添加子集菜单，也可以修改系统菜单名称和删除菜单，对菜单功能资源设置。

（5）借阅权限管理：分配档案借阅审批权限。可以对档案库下每个节点设置借阅审核人。

（6）归档权限管理：分配档案归档权限。可以对每个档案库节点下设置归档审核人。

（7）销毁权限管理：分配档案销毁权限。可以对档案销毁环节设置审核人。

（8）远程借阅权限管理：对远程借阅的档案根据档案类型设置借阅审核人。

（9）字段读写配置管理：可以设置角色对各类库节点中档案数据字段的读写权限。

系统日志管理提供独立于操作系统的电子文件、档案查询日志功能，包括用户登录账号、登录时间、查询内容、用户操作（查阅、下载、打印等），同时，系统还提供了完善的日志查询和分析统计功能，便于用户生成报表或进行系统审计。

（1）日志监控

系统对用户操作、系统事件等都会进行监控，以日志文件的形式记录到系统中。日志文件无法删除、修改或覆盖，确保安全员在进行审计时，能够获取真实和完整的事件记录。系统具体记录如下日志。

1）用户登录：查看用户登录日志。

2）操作日志管理：查看用户在各类库中的操作日志。

3）档号修改日志管理：查看档号修改日志。

4）OCR识别异常记录：查看OCR识别异常记录。

5）RFID标签日志：查看档案进出库标签记录。

（2）日志分析

日志中包含了大量人们感兴趣的信息，可以计算得出用户所检索的关键词排行榜、档案利用率排行、用户行为分析等。

系统能够满足档案系统中海量日志数据的存储、计算和分析功能。

全文检索管理用于配置全文检索相关的信息，提升用户的检索体验。

（1）全文检索配置：用于配置档案库全部文件的索引为全文检索提供支撑。

（2）同义词管理：可以配置某个关键字的同义词，在全文检索时，搜索某个关键字时，这个关键字的同义词也能被搜索出来。

数据词典的维护类似于分类管理，系统将用户常用到的一些约定俗成的著录项值（如：保管期限、密级等）维护到数据字典中，便于用户录入数据。

（1）代码管理：对系统中常用菜单、功能、关键字等录入到代码管理中，便于维护。

（2）归档范围管理：凡对反映单位工作、活动具有查考利用价值的文件材料均属归档范围，用户可以根据需要自定义归档范围。系统支持用户新增、修改、删除归档范围，支持对归档范围统一管理。

（3）全宗管理：系统支持对多个全宗进行管理，具有全宗增加、修改编辑等功能，能够实现全宗号与全宗名称自定义。可通过是否隐藏选项实现全宗启用/禁用功能。

（4）主题词库管理：主题词也称叙词，是档案检索中用以标引主题的一种检索工具。它是一些规范化的、有组织的、体现主题内容的、已定义的名词术语的集合体。主题词库管理是用于管理档案主题词，同时具备新增、编辑、删除、批量导入主题词功能。

系统支持数据库备份、数据源配置、SQL升级文件管理等操作，具体功能如下：

（1）数据库备份：备份档案系统数据库。管理员可手工对整个档案管理系统数据库进行备份，也可以将备份工作作为一项需要周期执行的任务加入任务调度中，由系统自动进行备份，一旦数据库损坏需要重新安装服务器或数据库系统，管理员进行数据库备份恢复，实现系统可快速重建和数据库的安全性保证。

（2）第三方数据源管理：系统支持连接到第三方数据库，系统提供第三方数据库的连接源的管理。

（3）SQL升级文件管理：为便于用户掌握系统数据库升级文件的执行情况，系统提供SQL升级文件管理，用户可以查看SQL文件执行状态，对执行失败的文件可以单独重新执行。

档案信息发布是指用户将档案进行专题编研以后，将编研后的档案发布到信息发布平台上供外部利用者访问浏览。

用户提交发布申请后，管理员可以进行发布管理操作，包括审核发布申请、查询待审核的数据、已审批的数据和未通过的数据。

数字签名与证书用于对档案数据、电子文件的完整性、安全性验证。系统支持生成、删除数字签名和证书。

系统支持配置各类报表的打印模板，还能够支持配置HTML5网页格式报表的打印模板

可以设定系统名称、数据库备份目录、电子文件存放路径、档案密级设定、保管期限年数、数据库备份目录参数以及一些常规参数。

用户使用系统功能前，需要正版授权。

系统提供完善的安全管理方案，支持系统数据安全性、应用服务安全性、传输安全性、身份确认等多种多级安全管理，具体的功能如下：

（1）采用国产SM3加密算法。

（2）支持配置密码策略（最小长度、强度要求、定期强制更换）。

（3）支持自定义密码输错的锁定机制（最大试错次数、自动锁定时长、锁定用户或IP）。

（4）支持开启离开保护（限定时长内无操作自动退出）。解锁管理，查看锁定用户或IP，手动解除锁定。系统登陆时间设置，可定义系统的开放时段，支持配置特殊人员随时登陆。

（5）系统提供严格的用户登录机制，不允许同一个帐号在系统中同时存在两个session，如果用同一帐号再次登录系统，系统要加以控制，这些操作都支持记录到日志中以便审计。同时系统支持对用户的密码复杂度加以控制。

（6）设备监控：管理系统部署的硬件设备的主要信息及运转状态。支持查看设备的实时运行转态，如报警信息、存储空间使用、CPU、内存使用信息。

（7）任务管理：对内部的各种自定义任务进行管理具有已完成任务、未完成任务的查看。

我的个人空间，是档案管理系统用户的个人工作空间，充分体现档案系统对个性化需求的实现。包括如下功能。

（1）我的借阅记录：是指在我的借阅车中借阅档案生成的记录，是用来查看我的各种借阅信息，和借阅审批进度，借阅形式包括：电子借阅、实物借阅、馆内借阅。

（2）我的借阅车：对准备借阅的档案进行存储。

（3）借阅登记：借阅人到档案馆内查阅档案时，为了借阅方便，管理员（具有登记权限）将被借的档案加入到借阅车，在借阅车中统一登记借阅人的信息。登记后的借阅记录无需再进行审核。

（4）电子推送：管理员可以将一些档案数据（仅支持有电子文件的数据）推送给借阅人，借阅人可以直接在线浏览电子文件。

（5）用户信息管理：对用户基本信息进行配置。

（6）在线订阅：对已入库档案进行订阅。用户对自己感兴趣的数据在线订阅，系统进行主动推送。

（7）收藏夹：对本身业务工作需要使用的档案进行收藏方便再利用。

（8）我的下载：对已下载的档案形成记录。

（9）我的检索：检索关键字配置。设置快速查询条件，回显在各库档案节点。设置别名，用于全文检索的快捷查询。

（10）我的工作情况：对个人账户使用档案系统的次数，以及对档案的各项操作进行统计。

（11）个人信息全文检索：对与个人账户有关联的数据进行检索。

（12）主页面自定义：系统支持主页面常用功能的自定义，用户可以根据使用习惯将常用菜单添加到主页面上。系统具体支持我的个人空间、归档接收、利用中心、系统设置、各类库、借阅审批、归档审批、利用审批等常用菜单的添加。